Viele KMU erfassen Arbeitszeit immer noch in Excel — oder „Liste auf Papier". Das ist nicht ArbZG-konform, nicht GoBD-konform und bei der Betriebsprüfung wackelig. Hier zeigen wir, warum Excel als Zeiterfassung wirklich scheitert — und wie der saubere Wechsel in eine ordentliche Software funktioniert. Ohne Daten-Drama, ohne Doppelarbeit.
Excel ist als Arbeitszeit-Erfassung in deutschen Betrieben mit Mitarbeitenden weder revisionssicher noch ArbZG- oder GoBD-konform — und wird seit dem BAG-Beschluss von 2022 (1 ABR 22/21) bei einer Betriebs- oder Lohnsteuer-Außenprüfung nicht mehr akzeptiert. Eine Excel-Tabelle lässt sich nachträglich beliebig ändern, ohne dass die Änderung sichtbar wird. Es gibt keinen Audit-Trail (wer hat wann was geändert?), keine automatische Prüfung von Tageshöchstgrenzen, Pausen und Ruhezeiten und keine technische Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Stempelung. Der Wechsel in eine echte Zeiterfassungs-Software ist mit gut vorbereiteten Excel-Tabellen typisch in 5 Werktagen erledigt — Stammdaten-Import übernimmt zeitWerk365 in der Einrichtungspauschale, alte Excel-Tabellen bleiben archiviert und erfüllen die Aufbewahrungspflicht der Vergangenheit.
* Alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt.
Excel ist ein gutes Tabellen-Programm. Als Arbeitszeit-Erfassung für Betriebe mit Mitarbeitenden ist es ein rechtliches Risiko und ein operatives Problem. Hier die fünf konkreten Bruchstellen.
Eine Excel-Zelle lässt sich beliebig nachträglich anfassen. Niemand sieht, dass am 17. März die Stempelzeit von 6:30 auf 7:00 geändert wurde. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung ist das ein offenes Problem — die GoBD verlangen, dass Veränderungen nachvollziehbar bleiben (§146 Abs. 4 AO).
→ nicht GoBD-konformDer GoBD-Standard verlangt einen Audit-Trail: für jede Änderung muss dokumentiert sein, wer sie wann durchgeführt hat und idealerweise mit welcher Begründung. Excel kennt das nicht. Eine echte Zeiterfassung schreibt jede Änderung in einen unveränderbaren Log mit Zeitstempel und Benutzer.
→ revisionssicherer Audit fehlt§3 ArbZG: max. 10 h/Tag. §4: Pausenpflicht ab 6 h. §5: 11 h Ruhezeit. Excel zählt Stunden zusammen — prüft aber nicht, ob die Werte legal sind. Wer die Schwellen verletzt, merkt es bei der Lohnabrechnung nicht. Bei einer Betriebsprüfung schon.
→ §3 §4 §5 nicht geprüftDie Realität: Vorarbeiter sammelt Zettel ein, tippt sie freitags in die Excel-Tabelle. Tippfehler, Vergesslichkeiten, Ungenauigkeit. Echte Zeiterfassung erfasst direkt — RFID-Chip am Tor, automatisch in der Cloud. Keine Doppel-Erfassung, keine handschriftlichen Zettel, keine Tippfehler.
→ direkt statt indirektAus der Excel-Tabelle eine Vorlage für die Lohnabrechnung machen: Stunden zusammenrechnen, Zuschläge ausrechnen (Sa/So/Feiertag), Krankheits-Tage, Urlaubs-Tage abziehen — alles per Hand. Eine echte Zeiterfassung gibt das fertig aus, idealerweise direkt im DATEV-Format.
→ Übergabe automatischStreit mit dem Mitarbeitenden über Überstunden? Lohnsteuer-Außenprüfung? Betriebsrats-Anfrage? Ohne revisionssicheren Audit-Trail und ohne lückenlose Erfassung sind Sie als Arbeitgeber in der Beweisnot. Die Beweislast liegt rechtlich bei Ihnen — nicht beim Mitarbeitenden.
→ Beweisnot beim ArbeitgeberWenn Sie Excel ablösen, sollte die Nachfolge-Lösung mehr können, als nur Stunden in eine Datenbank schreiben. Hier die Kriterien, an denen Sie die nächste Lösung messen sollten — auch unabhängig von zeitWerk365.
Jede Änderung mit Wer/Was/Wann/Warum dokumentiert, unveränderbar gespeichert. Bei einer Außenprüfung können Sie jeden Datensatz lückenlos erklären.
Automatische Prüfung der §3, §4, §5 ArbZG-Vorgaben. Verstöße werden im Dashboard sichtbar — bevor sie in der Lohnabrechnung verschwinden und bei der Prüfung auffliegen.
Werker stempelt am Werkstor mit RFID. Bürokraft am Browser. Monteur per Webclient von der Baustelle. Keine Vorarbeiter-Sammelaktion am Freitag, keine Tippfehler-Korrektur am Montag.
Monatsexport im DATEV-Format (CSV mit Semikolon, UTF-8 BOM, Komma als Dezimaltrennzeichen) — Zuschläge bereits berechnet, Krankheits- und Urlaubstage drin. Steuerberater-tauglich, ohne Vorarbeit.
Bestehende Mitarbeitenden-Liste, Urlaubsanspruch, Überstunden-Saldo zum Stichtag — alles übernehmbar. Ohne dass jemand händisch 50 Datensätze abtippt.
Personenbezogene Arbeitszeit-Daten gehören nach Deutschland. Cloud in deutschem ISO-Rechenzentrum, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive — keine Diskussionen mit Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat.
Hier der typische Fahrplan, wie wir Sie aus der Excel-Welt in eine echte Zeiterfassung überführen — ohne Datenverlust, ohne Doppelarbeit, ohne Schock-Erlebnis für die Belegschaft.
Sie schicken uns Ihre aktuellen Excel-Tabellen — typisch sind eine Mitarbeiterliste, eine Stundenliste pro Monat, eine Urlaubs-Tabelle. Plus: aktuelle Anzahl der Mitarbeitenden, Standorte, Schichtmodell, Bemerkungen zu Sonderfällen (Teilzeit, Werkstudenten, Aushilfen). Wir schauen die Datenqualität durch und kommen mit Rückfragen — typisch: „Was bedeutet Spalte M, wo kein Header steht?"
Aus den Excel-Daten bauen wir den Stammdaten-Import: Mitarbeitende mit Eintrittsdatum und Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch und -konto zum Stichtag, Überstunden-Salden zum Stichtag. Parallel konfigurieren wir Schichtmodelle, Pausenregeln, Sa/So/Feiertags-Zuschläge, Sonderfälle. Auf Wunsch: ARNELL-typische Custom-Branding (Logo, Farben).
Falls eine RFID-Stempeluhr Teil des Pakets ist, geht die in den Versand. Parallel halten wir eine Remote-Schulung (2 h) für Sie als Admin und für Ihre Werker — was sehen die Mitarbeitenden im Selbstservice, wie korrigiert man eine vergessene Stempelung, wie macht der Admin den Monatsabschluss.
Der Stichtag. Ab heute wird in zeitWerk365 erfasst, nicht mehr in Excel. Sie haben zwei Modus: harter Schnitt (alte Excel-Tabellen wandern ins Archiv, ab Tag 5 nur noch zeitWerk365) oder Parallelbetrieb für 1–2 Wochen, damit Sie Vergleichszahlen haben und sicher sind, dass nichts kippt. Wir empfehlen den harten Schnitt zum Monatswechsel — sauberer für die Lohnabrechnung.
Bleibt archiviert (lokales Verzeichnis, NAS oder Sharepoint), erfüllt damit die rückwirkende Aufbewahrungspflicht — 2 Jahre nach §16 ArbZG für Arbeitszeit-Nachweise, 10 Jahre nach §147 AO für lohnrelevante Unterlagen. Ab heute pflegen Sie nichts mehr darin. Wenn jemand in 18 Monaten fragt: „Was hat Werker X im April 2025 gestempelt?" — Excel-Archiv aufmachen, Antwort liefern, fertig.
„Wir hatten 30 Mitarbeiter, eine alte Stempeluhr und drei Excel-Tabellen. zeitWerk365 hat das in zwei Tagen ersetzt — inklusive Hardware. Der erste DATEV-Export hat auf Anhieb funktioniert." — ARNELL | Arno Hentschel GmbH
Schicken Sie uns Ihre Mitarbeiterzahl, Standorte und das aktuelle Schichtmodell — wir bauen Ihnen ein Angebot inkl. Stammdaten-Import. Konkret und binnen 24 h.
Excel scheint kostenlos zu sein — schließlich hat es jeder schon. Schaut man genau hin, kommen die wahren Kosten von Personalaufwand und Risiko. Hier die ehrliche Gegenüberstellung.
| Position | Excel | zeitWerk365 (50 MA) |
|---|---|---|
| Software-Lizenz pro Monat | 0 € (vorhanden) | 200 € (4,00 €/MA, Tarif Starter) |
| Personalaufwand „Stundenzettel sammeln & tippen" | ~ 6 h/Monat × 50 € = 300 € | 0 € (entfällt) |
| Korrektur Tippfehler · Kommunikation mit Werkern | ~ 2 h/Monat × 50 € = 100 € | ~ 0,5 h × 50 € = 25 € |
| Übergabe an Lohnbuchhaltung (Stunden, Zuschläge, Krank, Urlaub) | ~ 3 h/Monat × 50 € = 150 € | ~ 0,5 h × 50 € = 25 € (DATEV-Export) |
| Risiko bei Lohnsteuer-Außenprüfung / Betriebsprüfung | hoch · Beweislast unklar · Bußgeld möglich | niedrig · Audit-Trail · §-Prüfung |
| Risiko bei Streit über Überstunden mit Mitarbeitenden | hoch · keine revisionssichere Quelle | niedrig · revisionssichere Daten |
| Effektive monatliche Kosten | ~ 550 € Personal + Risiko | ~ 250 € Lizenz + Restaufwand |
Rechenmodell mit 50 MA, Personalkosten 50 €/h interner Verrechnungspreis. Risiko-Kosten nicht beziffert (situativ). Hardware-Einmalkosten zeitWerk365 (Stechuhr 450 €, 50 Chips à 3,50 €, Einrichtung 490 €) sind nicht enthalten — über 3 Jahre Abschreibung kommen ca. 45 €/Monat dazu. Alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt.
