Zeiterfassungspflicht 2026. Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen.

1. Die Rechtsgrundlage. Drei Quellen, ein Ergebnis.

EuGH-Urteil C-55/18 (CCOO), 14.05.2019

Der Europäische Gerichtshof entschied, dass die Mitgliedstaaten verpflichtet sind, Arbeitgeber zur Einrichtung eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems" zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit zu verpflichten. Das Urteil war der Startschuss für die deutsche Diskussion — in Deutschland fehlte zu diesem Zeitpunkt die explizite gesetzliche Grundlage.

BAG-Beschluss 1 ABR 22/21, 13.09.2022

Das Bundesarbeitsgericht zog die Konsequenz aus dem EuGH-Urteil und stellte fest: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich bereits heute aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) — auch ohne explizite ArbZG-Regelung. Damit gilt die Pflicht seit dem 13.09.2022 unmittelbar für alle Arbeitgeber in Deutschland.

Wichtig: Der Beschluss ist kein „kommt 2026" — er gilt seit fast vier Jahren. Wer noch keine Zeiterfassung eingeführt hat, ist heute schon nicht compliant.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Das ArbZG regelt die inhaltlichen Anforderungen an die Arbeitszeit selbst. Aus dem ArbZG ergibt sich, was eine korrekte Zeiterfassung können muss:

• § 3 ArbZG — Tagesarbeitszeit max. 8 Stunden, ausnahmsweise bis 10 Stunden. Eine Zeiterfassung muss Tageslimits prüfen können.
• § 4 ArbZG — Pausenpflicht: 30 Minuten bei mehr als 6 h, 45 Minuten bei mehr als 9 h. Eine Zeiterfassung muss Pausenabzug rechnen können.
• § 5 ArbZG — Ruhezeit zwischen Schichten: mindestens 11 Stunden. Eine Zeiterfassung muss Ruhezeit zwischen aufeinanderfolgenden Schichten erkennen.
• § 16 ArbZG — Aufbewahrungspflicht der Aufzeichnungen über die Mehrarbeit (über 8 Stunden hinaus): mindestens zwei Jahre. In der Praxis werden vollständige Aufzeichnungen aufbewahrt — schon wegen Lohnabrechnung und Steuerprüfung.

2. Wer ist verpflichtet?

Alle Arbeitgeber in Deutschland. Ohne Ausnahme nach Größe, Branche oder Tarifbindung. Verpflichtet ist die juristische Person bzw. der/die Geschäftsführer:in als gesetzliche:r Vertreter:in. Persönliche Haftung ist bei groben Verstößen möglich.

Erfasst werden muss die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer:innen im Sinne des ArbZG. Das umfasst sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte, Werkstudenten, Auszubildende. Nicht-erfasst werden müssen leitende Angestellte im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG (Geschäftsführer, leitende Mitarbeiter mit weitgehender Personalverantwortung).

Eine geplante Größenausnahme (Erleichterung für Kleinstbetriebe unter 10 MA) wurde in der ArbZG-Novelle diskutiert. Stand Mai 2026 ist der Gesetzgebungsverlauf nicht abschließend — bitte aktuelle Lage mit Steuerberater oder Anwalt verifizieren. Bis zu einer expliziten gesetzlichen Erleichterung gilt die BAG-Pflicht für alle.

3. Was muss erfasst werden?

Aus dem BAG-Beschluss und dem EuGH-Urteil ergibt sich der Mindestumfang:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit

Daraus zwingend abzuleiten:

• Pausenzeiten (zur Berechnung der Netto-Arbeitszeit nach § 4 ArbZG)
• Ruhezeit zwischen Schichten (Verstoßerkennung nach § 5 ArbZG)
• Mehrarbeit über 8 Stunden hinaus (§ 16 ArbZG verlangt Aufzeichnung)

Über das ArbZG hinaus für die Lohnabrechnung relevant:

• Sa/So/Feiertag und Nachtarbeitszeiten (Zuschlagsberechnung)
• Urlaubs- und Krankheitstage (Abgrenzung zur Arbeitszeit)
• Schichtmodelle und Soll-Arbeitszeit (für Saldoberechnung)

4. Wie muss erfasst werden?

Der BAG-Beschluss sagt nicht explizit „elektronisch". Praktisch sind die Anforderungen aber kaum noch papier-praktikabel:

• Objektiv und verlässlich (EuGH): nicht manipulierbar im Nachhinein
• Zugänglich: für die Mitarbeitenden einsehbar
• Revisionssicher: Änderungen nur mit Wer/Was/Wann/Warum dokumentiert (GoBD-Logik)
• Aufbewahrungsfähig: mindestens 2 Jahre, in der Praxis länger

Excel-Stundenzettel scheitern in der Praxis oft an Revisionssicherheit und Manipulationsfestigkeit. Bei Steuerprüfungen oder Streitigkeiten mit dem Betriebsrat werden Excel-Erfassungen häufig als unzureichend gewertet.

„Ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit." — EuGH C-55/18 (CCOO), 14.05.2019

5. Was passiert bei Verstoß?

Bußgelder

Nach § 22 ArbZG sind Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern bis zu 30.000 € bewehrt. Das gilt zum Beispiel bei:

• Nicht-Aufzeichnung von Mehrarbeit
• Verletzung der Pausenpflicht
• Verletzung der Ruhezeit
• Verletzung der Aufbewahrungspflicht (§ 16 ArbZG)

Strafrechtliche Konsequenzen

Nach § 23 ArbZG kann bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Gefährdung von Gesundheit oder Arbeitskraft sogar eine Freiheits- oder Geldstrafe verhängt werden. Persönliche Haftung der Geschäftsführung ist möglich, wenn Pflichtverletzungen ihr zugerechnet werden können.

Praktische Folgen

Über die formalen Sanktionen hinaus haben Verstöße praktische Konsequenzen:

• Beweislast-Umkehr: bei fehlender Erfassung gilt im Streitfall der vom Arbeitnehmer behauptete Stundenstand als gegeben
• Beanstandungen bei Steuer- und Lohnsteuer-Außenprüfung
• Konflikte mit Betriebsrat / Personalrat
• Reputations- und Audit-Risiken bei Großkunden mit Lieferantenanforderungen

6. Was ist eine ArbZG-konforme Zeiterfassung?

Eine Zeiterfassung, die der BAG- und ArbZG-Logik gerecht wird, sollte folgende Funktionen ab Werk leisten:

• Vollständige Erfassung aller Arbeitnehmer:innen, an allen Standorten, in allen Schichten
• Verstoßerkennung nach §3 (Tageslimit), §4 (Pausen), §5 (Ruhezeit)
• Audit-Trail revisionssicher (jede Änderung dokumentiert nach GoBD-Logik)
• 2-Jahres-Aufbewahrung (§16 ArbZG) mit verschlüsselten Backups
• Selbstservice für Mitarbeitende: Einsicht in eigene Daten (EuGH-Anforderung „zugänglich")
• Manipulationssicherheit: keine nachträgliche Veränderung ohne Spur
• DSGVO-konform: AVV nach Art. 28 DSGVO, Hosting in der EU oder Deutschland

zeitWerk365 erfüllt diese Anforderungen ab Werk — siehe Compliance-Sektion auf der Startseite.

7. Was sollten Sie jetzt tun?

Wenn Sie noch keine Zeiterfassung haben

Sie sind seit September 2022 nicht compliant. Konkrete Schritte:

1. Bestandsaufnahme: wie wird heute (informal) erfasst? Was fehlt?
2. System auswählen: für Hallenbetrieb mit Werkern ohne PC ist eine Stechuhr-basierte Lösung praktikabler als reine Apps
3. Einrichtung mit klaren ArbZG-Voreinstellungen (§3, §4, §5, §16)
4. Mitarbeitende informieren und schulen — vor Einführung Betriebsrat einbeziehen
5. Datenschutz: Datenschutzfolgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) bei Bedarf

Wenn Sie Excel oder Papier verwenden

Excel ist nicht revisionssicher. Bei Prüfungen drohen Beanstandungen. Migration zu einem ArbZG-konformen System ist überfällig — auch wenn das ArbZG selbst aktuell keine elektronische Form vorschreibt.

Wenn Sie schon ein System haben

Prüfen Sie:

• Werden alle Mitarbeitenden lückenlos erfasst (nicht nur Bürokräfte)?
• Gibt es einen Audit-Trail mit Wer/Was/Wann/Warum?
• Werden §3, §4, §5 ArbZG automatisch geprüft — oder erst manuell durch HR?
• Ist die 2-Jahres-Aufbewahrung sichergestellt (§16 ArbZG)?
• Ist das Hosting DSGVO-konform (EU/DE) und liegt ein AVV vor?

8. Weiterführende Quellen

• BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im Volltext
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) im Volltext
• EuGH-Urteil C-55/18 (CCOO) vom 14.05.2019
• DSGVO Art. 28 — Auftragsverarbeitung

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 7. Mai 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu Ihrer Branche, Betriebsgröße oder Tarifbindung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.