ArbZG-konforme Zeiterfassung. §3 §4 §5 §16, praxisnah erklärt.

§3 ArbZG — Tagesarbeitszeit

„Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden." — § 3 ArbZG

Konkret bedeutet das: regulär 8 Stunden, Spitzenwert 10 Stunden, im 6-Monats-Schnitt müssen Sie wieder bei 8 landen. Eine ArbZG-konforme Zeiterfassung muss zwei Dinge können:

• Tagesgrenze 10 h sofort warnen — nicht erst am Monatsende
• Durchschnittsbildung über 6 Monate (oder 24 Wochen) automatisch nachhalten

In der Praxis kommt das vor allem in der Produktion vor: Spitzenauftrag, alle machen Überstunden, schon ist der 10-h-Alarm da. Wer das manuell durch HR prüfen lässt, fängt sich Verstöße ein, die niemand bemerkt — bis der Betriebsrat oder das Gewerbeaufsichtsamt fragt.

§4 ArbZG — Pausenregelung

„Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen." — § 4 ArbZG

Übersetzt:

• Bis 6 h Arbeit: keine Pflichtpause
• Über 6 h bis 9 h: 30 Minuten Pause Pflicht
• Über 9 h: 45 Minuten Pause Pflicht
• Pause kann gestückelt werden — aber nur in Blöcken ab 15 Minuten
• Spätestens nach 6 Stunden ohne Pause muss eine Pause kommen

Wichtig: „Pause" heißt unbezahlt, nicht arbeitend. Wer bei der Maschine bleibt und nebenbei snackt, macht keine ArbZG-konforme Pause. Eine Zeiterfassung muss zwischen „Arbeit" und „Pause" trennen — bei automatischem Abzug muss klar sein, dass die Pause auch tatsächlich genommen wurde.

zeitWerk365 zieht die Pflichtpause automatisch ab und markiert im Audit-Trail, ob sie protokolliert (per Stempelung) oder pauschal abgezogen wurde. Das ist transparent für Mitarbeitende und für Prüfer.

§5 ArbZG — Ruhezeit

„Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben." — § 5 ArbZG

11 Stunden zwischen dem Ende einer Schicht und dem Beginn der nächsten. In der Theorie einfach. In der Praxis bei Schichtbetrieb mit Wechsel über Mitternacht oder bei außerplanmäßigen Einsätzen (Bereitschaftsdienst, Störung in der Produktion, Wochenend-Einsatz) wird's komplex.

Eine ArbZG-konforme Zeiterfassung muss:

• die Ruhezeit zwischen zwei Schichten korrekt berechnen — auch wenn die zweite am nächsten Kalendertag beginnt
• Verstöße identifizieren bevor sie passieren (Schichtplanung), nicht erst nachträglich
• die zulässigen Ausnahmen kennen (z. B. § 5 Abs. 2 ArbZG: Verkürzung um 1 h zulässig in bestimmten Branchen, wenn binnen 4 Wochen ausgeglichen)

In der Industrie ist §5 statistisch der häufigste Verstoßgrund. Wer Schichtwechsel-Lücken nicht systematisch prüft, hat ihn — auch wenn es niemand merkt.

§16 ArbZG — Aushang und Aufbewahrung

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren." — § 16 Abs. 2 ArbZG

Der Buchstabe des Gesetzes betrifft nur die Mehrarbeit. In der Praxis ist es nicht sinnvoll, nur Mehrarbeit aufzubewahren — weil Sie damit weder Pausen-Compliance noch Ruhezeit-Compliance belegen können. Eine vernünftige Auslegung verlangt die Aufbewahrung der gesamten Arbeitszeit-Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre.

Hinzu kommen Aufbewahrungsfristen aus anderen Gesetzen:

• Lohn- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen: 6 Jahre (§ 147 AO, § 28f SGB IV)
• Zuschlagspflichtige Zeiten (Sa/So/Feiertag/Nacht): folgen den Lohnabrechnungs-Fristen
• Streitfälle: bis zur Verjährung der Ansprüche, in der Regel 3 Jahre

In der Praxis archivieren konforme Systeme die kompletten Aufzeichnungen 24+ Monate, oft länger. Wichtig: verschlüsselte Backups, damit ein Hardware-Defekt nicht die ArbZG-Compliance vernichtet.

Was eine ArbZG-konforme Zeiterfassung leisten muss

Aus den vier Paragrafen ergeben sich elf Kern-Anforderungen an eine konforme Zeiterfassung:

1. Tageslimit-Warnung bei mehr als 10 h Arbeitszeit (§3)
2. 6-Monats-Durchschnitt der Tagesarbeitszeit nachhalten (§3)
3. Automatischer Pausenabzug bei 6 h / 9 h Schwelle (§4)
4. Stückelung der Pause in 15-Minuten-Blöcken (§4)
5. Pausen-Spätschwelle: Pause spätestens nach 6 h ohne (§4)
6. Ruhezeit-Prüfung 11 h zwischen Schichten (§5)
7. Schichtwechsel über Mitternacht korrekt zuordnen (§5)
8. Verstoß-Dashboard nach §§ gruppiert
9. Audit-Trail revisionssicher (Wer/Was/Wann/Warum)
10. 2-Jahres-Aufbewahrung mit verschlüsselten Backups (§16)
11. Mitarbeiter-Selbstservice: Einsicht in eigene Daten (EuGH-Anforderung)

zeitWerk365 erfüllt diese Anforderungen ab Werk — keine Konfigurationspflicht, keine Schnittstellen-Bastelei.

„Eine Zeiterfassung, die diese vier Paragrafen nicht automatisch prüft, ist im rechtlichen Sinne keine Zeiterfassung — sondern eine Stundenzählung mit Beifang."

Was passiert bei Verstoß?

§22 ArbZG sieht Bußgelder bis 30.000 € vor — bei jedem Verstoß. Bei systematischer Verletzung (z. B. dauerhafter Ruhezeit-Verstoß im Schichtbetrieb) addiert sich das schnell auf.

§23 ArbZG erlaubt bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Gefährdung von Gesundheit/Arbeitskraft sogar Freiheits- oder Geldstrafen — gerichtet an die natürliche Person. Persönliche Haftung der Geschäftsführung ist möglich, wenn ihr die Pflichtverletzung zugerechnet werden kann (etwa weil keine Compliance-Strukturen aufgebaut wurden).

Über das ArbZG hinaus:

• Beweislast-Umkehr: bei fehlenden/unvollständigen Aufzeichnungen gilt im Streitfall der vom Arbeitnehmer behauptete Stand als gegeben (BAG-Rechtsprechung)
• Beanstandungen bei Lohnsteuer-Außenprüfung und Sozialversicherungs-Prüfung
• Mögliche Konflikte mit Betriebsrat / Personalrat

So erkennen Sie eine ehrlich konforme Lösung

Bei der Auswahl eines Anbieters lohnt der Test mit fünf Fragen:

1. „Was passiert konkret bei einem 11-h-Schichtwechsel um Mitternacht?" — die Software muss den Verstoß erkennen, nicht der Admin.
2. „Wie wird eine Pause dokumentiert, die der Mitarbeiter nicht aktiv stempelt?" — pauschaler Abzug ist OK, muss aber im Audit-Trail markiert sein.
3. „Wie sehe ich, dass ein Mitarbeiter im 6-Monats-Schnitt über 8 h liegt?" — entweder ein Dashboard oder ein Bericht; Excel-Export ist nicht genug.
4. „Wo liegen die Daten und wie lange?" — Hosting in DE/EU, mindestens 2 Jahre, verschlüsselte Backups.
5. „Was steht im Audit-Trail einer rückwirkenden Korrektur?" — muss Wer/Was/Wann/Warum enthalten, nicht nur den Endwert.

Weiterführende Quellen

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im Volltext
• BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022
• Ratgeber: Zeiterfassungspflicht 2026 — wer ist verpflichtet?
• Ratgeber: DSGVO und GoBD — Datenschutz und Revisionssicherheit

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 7. Mai 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.